Съдържание

LEGAL AND FINANCIAL ASPECTS

  1. Какви са първите резултати от одити на H2020?
  • Завършени одити одити (521 одити - 1115 одитирани участия - 74% външни одиторски фирми срещу 26% вътрешни одиторски проверки)
  • Като се има предвид, че стратегията за одит на „Хоризонт 2020“ се основава на 9000 участия, които ще бъдат одитирани, извършените до момента одити  представляват едва 12,4% от многогодишната одитна стратегия
  • Разходи за персонал - действителни разходи (50% от всички корекции) поради:
    • Неправилно изчисление на продуктивните часове (15%)
    • Неправилни разходи за възнаграждение - напр. приблизително (15%)
    • Неправилно време, за което е подадено искане за действие (6%)
    • Други - напр. ненадеждни / липсващи часовници, неправилно допълнително възнаграждение (14%)
  • Разходи за персонал - единични разходи (17% от всички корекции) поради:
    • Неправилно изчисление на продуктивните часове (9%)
    • Неправилно време, за което е подадено искане за действие (5%)
    • Неправилни разходи за възнаграждение - напр. предвиден в бюджета (3%)
    •     Други - напр. непреки разходи, претендирани като преки разходи, ненадеждни / липсващи периоди (<1%)
  • Възлагане на подизпълнители (13% от всички корекции) поради:
    • Липса на адекватни подкрепящи документи (5%)
    • Не са предвидени в приложение I, нито са договорени от службите на ЕС (4%)
    • Други грешки - включително напр. без стойност за парите, (4%)
  • Други стоки и услуги (11% от всички корекции) поради:
    • Липса на подходящи документи (5%)
    • Сума, която не е свързана с дейност (2%)
    • Няма директно измерване на разходите (2%)
    • Други грешки - напр. непреки разходи, заявени като преки разходи (2%)
  • Оборудване (6% от всички корекции) поради:
    • Няма директно измерване на разходите (4%)
    • Други грешки - напр. без цена, цена, която не е свързана с дейността (2%)
  • Пътуване (3% от всички корекции) поради:
    • Сума, която не е свързана с дейност (1%)
    • Други грешки - напр. липса на адекватни документи (2%)
  1. H2020 след  FP7 - Какво се промени?
  • Единична ставка за възстановяване
  • По-гъвкави правила за трети страни и разходи за подизпълнители
  • Разграничение между договори и договори за подизпълнение
  • Уникална фиксирана ставка от 25% за непреки разходи
  • Въвеждане на концепцията за голяма научноизследователска инфраструктура
  • 3 варианта за определяне на годишните производствени часове
  • По-ясни и опростени задължения по отношение на времето
  • Повече гъвкавост при средните разходи за персонал
  • Разпоредби за допълнително възнаграждение
  • Допустимост на ДДС, който не подлежи на приспадане
  • Общ център за поддръжка (CSC)
  1. Кои най-често срещаните грешки, установени при одита на Р7 РП?
  • Заявените разходи не са обосновани или не са свързани с проекта
  • Трети страни и разходи за подизпълнение не са докладвани правилно
  • Разходите за амортизация, които не са начислени правилно за проекта
  • Модел на косвените разходи, който не отразява правилно действителността на предприятието
  • Косвени разходи - включени недопустими разходи
  • Разходи за персонал - изчисляване на производствените часове
  • Разходи за персонал - таксуване на отработените часове по проекта
  • Разходи за персонал - използване на средни разходи за персонал
  • Изплащане на заплати на собственици / управители на МСП
  • Разходи за ДДС
  1. Форми на разходи
  • Действителни разходи-Действително направени разходи, идентифицируеми и подлежащи на проверка, записани в сметките и т.н. НОВО: допустим ДДС, който не подлежи на приспадане
  • Единични разходи- Фиксирана сума за единица, определена от Комисията Пример: себестойност на собствениците на МСП. За средни разходи за персонал (въз основа на обичайните счетоводни практики - със или без сертификат)
  • Еднократна сума-Обща сума за покриване на една или няколко категории разходи Пример: Фаза 1 на инструмента за МСП
  • Единна ставка-Процент, който трябва да се изчисли върху допустимите разходи Пример: 25% плоска ставка за непреки разходи
  1. Класифициране на трудовите договори спрямо:
  • Дали е трудов договор или друг вид договор?
  • Сключен ли е договорът с лице или с фирма?
  • Това ли е единственият договор с лицето или има няколко договора?
  • Договорът определя ли условията за работното време?
  • Ползвани ли са външни експерти като  консултанти?
  1. Какъв договор под каква бюджетна категория се вписва? Какви трудови договори можете да декларирате като разходи за персонал?
  • Стандартен случай: лица, наети от бенефициента чрез трудов договор(квалифицирани като такива съгласно националното законодателство и за които предприятието плаща вноски за социално осигуряване)
  • Други случаи:

→ Физически лица, наети директно чрез договор, различен от трудов договор, ако:

  • лицето работи при условия, подобни на тези на служител (например организация или работа, помещения и т.н.)
  •  Резултатът от работата принадлежи на бенефициента (могат да се прилагат изключения)
  • Разходите не се различават съществено от тези на служител на бенефициера, който изпълнява подобни задачи

→ Служители на трета страна, командирована към бенефициента (трябва да бъде посочена в Приложение 1)

  1. Как се изчисляват разходите  за персонал?
  • Работни  часове  - чрез трудово  времето
  • Часова ставка - EUR / час – чрез формула за действителните разходи и специфичните единични разходи
  • Допълнително възнаграждение  - отнася се само за бенефициенти с основани на проекти схеми за възнаграждение
  1. Разходи за персонала: отработените часове за съответната дейност
  • Могат да бъдат отчитани само часовете, за които има доказателства, че са действително извършени за съответната дейност
  • Не можете да декларирате:

→ Бюджетно време (това, което сте  отделили за подготовка на бюджета)

→ Прогнозно време (напр. Ориентировъчно с изравняване чрез „налучкване“ в края на годината)

→ Разпределение на времето (например х% от договорното време на лицето)

  • Заявените часове за съответната дейност трябва да бъдат подкрепени от надеждни документи и доказателства
  1. Отчитане на времето: подкрепящи документи
  • Зависи, ако лицето работи изключително по дейност  за H2020
  • За тази цел "работа изключително" се отнася до непрекъснат период от най-малко един пълен календарен месец, през който всички часове, изработени от служителя за бенефициента, са били предназначени за действие по H2020.
  • Отчитане чрез:
    • Декларация за изключителната работа по проекта - само един за отчетния период (на човек) и обхваща един непрекъснат период на изключителна отдаденост от най-малко един календарен месец. За всеки отчетен период може да се направи само една декларация.
    • Часови графици -датирани и подписани поне веднъж месечно от лицето и неговия надзорен орган, като минималните условия и необходимата информация са описани подробно грантовото споразумение
  1. Най-често срещани грешки  при отчитане на времето:
  • Несъответствие с регистрите за човешките ресурси ( ведомостите)
  • Графики за времето не са правилно датирани или подписани
  • Отчетена е повече от пълната заетост, начислена между различните проекти – съмнение за двойно финансиране
  • Попълнена е незадоволителна или ограничена информация
  1. Какви са съветите на одиторите относно отчитане на времето?
  • Когато работите 100% по съответната дейност, не трябва да попълвате  отчетна форма за отработеното овреме, но обърнете внимание дали в тези 100% от времето не сте:
    •  Прекарали значителна част от времето си в изграждането на мрежа с други организации или други лаборатории на вашата фирма/организация за бъдещи проекти?
    • Прекарали време в писането на предложения за следващите конкурси?
    •  Изнесли лекции в университет?
    •  Пътували за други непредвидени дейности?
  • Алтернативните доказателства не са опция, а тънка граница между проблеми и големи проблеми
  • Съхранявайте отчетните листа за отработеното време по проекта, които следва да включват като минимум:
    • заглавие и номер на действието
    •  името на бенефициента
    • пълно име, дата и подпис на лицето, работещо за съответната дейност
    •  брой отработени часове за действието
    • името и подпис на прекия ръководител по проекта
    • позоваване на задачите за съответното действие или работните пакети от приложение 1
  • Информацията, включена във формулярите за отчитане на отработеното по проекта време  трябва да отчита и съответните дни за годишен отпуск, отпуск по болест, други отпуски и командировки, свързани с работата.

 

12. Съвет на одиторите: Отчет за работата (time sheet)

Ако работя 100 % по проекта/дейностите не трябва да попълвам отчет за работата (TS)? Правилно ли е?

Отговор: Правилно, но обърнете внимание:

  •   Прекарах ли значителна част от времето си в изграждането на мрежа с други организации или други лаборатории на фирмата за бъдещи проекти?
  •   Прекарах ли време в писането на предложения за следващите разговори?
  •   Направих ли лекции за университета?
  •   Пътувах ли за други непредвидени дейности?

 

 

13. Съвет на одиторите: Отчет за работата (time sheet) (продължение)

Не държа TS или те са толкова неточни, че се срамувам да им ги покажа. Винаги мога да използвам „алтернативния вариант на доказателствата“, нали?

Отговор: ДА, но НЕ!

Преди всичко, защо листите ви не са в ред? Съществуват IT решения.

Второ, защо не ги попълните?

Трето: TS? Не ги използвам, защото в конкретния случай използвам…

Какво? Как следвате действията си?

Алтернативните доказателства не са опция, а тънка граница между проблеми и ГОЛЕМИ проблеми.

14. Съвет на одиторите: Отчет за работата (time sheet) (продължение)

Отговор: Съхранявайте времеви записи

Записите за времето трябва да включват като минимум:

  • заглавие и номер на действието;
  • името на бенефициента;
  • пълно име, дата и подпис на лицето, работещо за действието;
  • брой отработени часове за действието;
  • името и подпис на надзора (контрола);
  • позоваване на задачите за действие или работните пакети от приложение 1

Важно! Информацията, включена във отчетите за работа (TS), трябва да съответства на записи за годишен отпуск, отпуск по болест, други отпуски и пътувания, свързани с работата.

 

15. Разходи за персонал: почасова ставка

Как да определим часовата ставка?

Отговор:

  1. Действителни разходи (actual costs) (стандартен случай)
  • Почасовата ставка се изчислява, както е определено в модела GA.
  1. Единични разходи (unit costs)
  • ако използвате средни разходи за персонал почасова ставка, изчислена от бенефициера съгласно обичайните счетоводни практики;
  • ако сте собственик на МСП без заплата или физическо лице без заплата ще използвате Формула за почасова ставка, определена от Комисията

 

16. Разходи за персонал: почасова ставка (продължение)

  1. Собственик на МСП без заплата
  • Фиксирана почасова ставка (единична цена), определена в гранта
  1. Средни разходи за персонал
  • Средна почасова ставка (единична цена) се изчислява в съответствие с практиките на бенефициента
  1. Действителни разходи
  • Заплатата е определена в проекта (За цялата финансова година или за месеца)
  • Заплатата не е определена в проекта (За цялата финансова година или за месеца)

 

17. Разходи за персонал: почасова ставка (продължение)

Ако сте собственик на МСП без заплата или физическо лице без заплата

Отговор:

Разходите трябва да се декларират въз основа на единичната цена (почасова ставка), определена с Решение на Комисията C (2013) 8197 и посочени в приложения 2 и 2а на споразумението за отпускане на безвъзмездни средства.

 

На практика: SYGMA изчислява почасовата ставка за вас с помощта на формулата:

 

месечна надбавка за живот за опитни изследователи в рамките на дейностите на инвестиционния фонд

143                                                                                                                                                                         X корекционен коефициент за страната

Важно!

Собственикът на МСП или физическо лице може да бъде възнаграден с дивиденти, договори за услуги между дружеството и собственика и т.н .;

 

Все пак, единичната цена (unit cost) трябва да бъде декларирана, ако няма заплата.

 

18. Разходи за персонал: почасова ставка (продължение)

В случай, че използвате средни разходи за персонал

Вие изчислявате почасовата ставка според обичайната си практика за отчитане на разходите, при условие че:

  •  Приложили сте го по последователен начин, въз основа на обективни критерии и независимо от източника на финансиране;
  • Изчислявате часовата ставка, като използвате действителните разходи за персонал, записани в счетоводните сметки, с изключение на недопустимите разходи или разходи, включени в други бюджетни категории;
  • Използвате една от опциите, за да определите годишните производствени часове, предвидени в Типовото споразумение (Grand Agreement) за предоставяне на безвъзмездни средства

19.Разходи за персонал: почасова ставка (продължение)

Действителни разходи

1A - Общ случай: заплатата не зависи от конкретни проекти

 

Часова ставка =общите лични разходи/общо производствени часове

1Б - Специфичен случай: възнаграждение въз основа на проекти

 

Часова ставка = лични разходи по дейности по Х2020/общо производствени часове по дейности по Х2020

Важно! При спазване на разпоредбите относно допълнително възнаграждение!

 

20. Разходи за персонал: почасова ставка (продължение)

Как да разбера дали съм в общия случай 1A или в конкретния случай 1B?

Ако възнаграждението ви за отработеното време в някои проекти е различно от възнаграждението ви за другите Ви задължения: Вие сте в конкретния случай (1B).

Например:

  • Получавате допълнителен трудов договор за работата по проекта;
  • Получавате бонус или премия за времето, което сте работили по проекта;
  • Вашият договор определя конкретна почасова ставка за работа по конкретни проекти.

В противен случай сте в общия случай (1A).

Въпрос: Разходи за персонал: почасова ставка (продължение)

Часова ставка =общите лични разходи/общо производствени часове

Има две възможности:

Годишна часова ставка (часовата ставка е изчислена за пълна финансова година)

Часова ставка = лични разходи за годината/ производствените часове за годината

Месечна часова ставка (Ново правило от 2016 г.)!

Часовата ставка е изчислена на месечна база

Часова ставка = лични разходи за месеца/ производствените часове за месеца

Ако сте бенефициент с възнаграждение въз основа на проекти (1B), ще вземете предвид само разходите за персонал и часовете, съответстващи на действията (работата), извършена по H2020.

 

21.Разходи за персонал: почасова ставка (продължение)

Допустими разходи за персонал (eligible personnel costs)

Часова ставка = лични разходи/ производствените часове

Hourly rate = Personnel costs/ Productive hours

 

Включва:

  • Заплатите;
  • Социалноосигурителни вноски (работодатели и служители);
  • Данъци и други разходи, включени в възнаграждението, ако произтичат от националното законодателство или от трудовия договор.

 

Не включвайте:

  • Всеки елемент, който не отговаря на условията (член 6.5);
  • Всички разходи, включени в други бюджетни категории (например непреки разходи);
  • За бенефициери с възнаграждение въз основа на проекти (1Б): всяка част от разходите за персонал, която се квалифицира като допълнително възнаграждение.

 

22. По какъв начин трябва да се изчислява часовата ставка, ако в трудовия договор не е посочено работното време или действително отработените часове не могат да бъдат определени?

В този случай часовата ставка може да бъде изчислена, ако разходите бъдат разделени на 1720 часа. „1720“ е стандартно годишно „изработено време“, което може да бъде използвано без да бъде доказвано. Необходимо е да се има предвид, че общият брой часове, декларирани за човек за дадена година, не трябва да надхвърля броя часове, използвани за изчислението на часовата ставка.

23.Какво представлява индивидуалното годишното продуктивно време (individual annual productive hours)?

Индивидуалното годишното продуктивно време се определя по следната формула:

Отработени часове + допълнително изработени часове – отсъствия

Пример: Г-жа Х през 2018 г. има 29 часа допълнително изработени часове и е била в болничен 5 дни.

Отработени часове = 365 дни

-104 дни (съботи и недели)

-22 дни (годишен отпуск)

- 8 дни (празници)

=231 дни *8 часа=1 848

 

Индивидуалното годишното продуктивно време = 1 848 часа + 29 часа – 40 часа (5*8часа болнични)= 1 837 часа

 

24. Какви са правилата при използването на месечна часова ставка?

месечна часова ставка = месечни разходи/месечно продуктивно време

Правило 1: Месечно продуктивно време е равно на 1/12 от годишното продуктивно време;

Правило 2: Тринадесета заплата и подобни разходи се отчитат за всеки месец на пропорционален принцип, а не изцяло за месеца, през който са платени;

Правило 3: Общият брой декларирани часове на човек за година не може да бъде по-висок от броя часове годишно продуктивно време, използвани за изчислението на часовата ставка;

Правило 4: Общата сума на декларираните разходи за възстановяване като действителни разходи на човек за година не трябва да надхвърля общите разходи, налични в счетоводната система на бенефициента за това лице. 

 

25.Как могат да бъдат изчислени разходите, които могат да бъдат поискани за възстановяване?

Изчисляването разходите става, като се следват следните стъпки:

Стъпка 1: Изчисляване на часовата ставка;

Стъпка 2: Определяне на изработените часове по проекта;

Стъпка 3: Умножаване на отработените часове по проекта по часовата ставка

Пример: Г-жа Х работи по проект по Хоризонт 2020 през 2015 г. и 2016 г., като периодът за отчитане и от 1.10.2014 г. – 31.03.2016 г.

 

Стъпка 1а: Изчисление на часовата ставка: годишни разходи за лицето (annual personnel costs)

Тъй като 2016 г. все още не е приключила в края на отчетния период, часовата ставка  за 2015 г. ще се прилага и за месеците на 2016 г., които попадат в отчетния период.

Ако се приеме, че госпожа Х  получава месечна заплата в размер на 2 500 евро, а осигуровките, плащани от работодателя са в размер на 30%, то годишни разходи за лицето ще са равни на:

Annual personnel costs = (2 500*12) + 30% = 30 000 + 9 000 = 39 000

Стъпка 1б: Изчисляване на месечната ставка: годишно продуктивно време (annual productive hours).  Има три опции: фиксирани часове; индивидуално продуктивно време; стандартно годишно продуктивно време.

Приемаме, че бенефициентът използва първата опция (фиксирани часове), т.е. г-жа Х е изработила 1 720 часа.

 

Стъпка 2: Определяне на изработените часове по проекта

Г-жа Х е работила 84 часа през декември 2015 г., които са документирани в отчетен лист.

 

А през  2016 г. е декларирала, че е работила извънредно.

Часове, изработени по проекта през 2016 г. = (1 720/12 месеца)*1,5 = 215

Стъпка 3: Умножаване на отработените часове по проекта по часовата ставка

Разходите за 2015 г. възлизат на:

 

Тъй като приемаме, че 2016 г. все още не е приключила, то часовата ставка за 2015 г. ще се прилага и за 2016 г.

 

26. Идентифициране на допълнителното възнаграждение. Как се изчислява допълнителното възнаграждение?

Допълнително възнаграждение се изчислява като от почасовата ставка на лицето за работа в рамките Хоризонт 2020 се извади почасовата ставка, изплатена за национални проекти.

/може да се приложи примерът/

 

27. Има ли лимит на допълнителното възнаграждение и в какъв размер е той?

Има таван на допустимост по отношение на допълнителното възнаграждение и той е фиксиран на 8 000 евро за служител на пълно работно време, който работи изключително за Хоризонт 2020 през цялата година. Таванът покрива допълнителното заплащане, както и всички допълнителни данъци, разходи и социални осигуровки.

 

28. Допустимо допълнително възнаграждение за юридически лица. Как се изчислява допълнителното възнаграждение за юридически лица когато става дума за организации за печалба и в случаите, когато се касае за организации с нестопанска цел?

Пример:

„Основни“ разходи за персонал = 22,5 €/час x 860 часа = 19 350 €

Допълнително възнаграждение = 27,5 - 22,5 = 5 € / час x 860 часа = 4 300 €

Ако става дума за организации за печалба допълнително възнаграждение не е допустимо:

Допустимо допълнително възнаграждение = Ø

Разходи за персонал = 19 350 + 0 = 19 350 €

Ако се отнася за организации с нестопанска цел: допълнително възнаграждение е допустимо пропорционално на тавана.

Пропорция = (8 000/1720) x 860 = 4 000 €

Изплатени (4 300) > Пропорционална стойност (4 000), следователно 300 € са недопустим разход.

Разходи за персонал 2016 = 19 350 + 4 000 = 23 350 €

29. Разходи за персонал: бонуси. Кога един бонус е неприемлив?

  • Когато е произволен бонус /без да е обоснован/;
  • Бонус въз основа на търговски цели (напр. с цел за продажби), цели за набиране на средства или представяне на разпределение на печалбата (дивиденти);
  • В случаите, когато бонусът се прилага само за дейността на ЕС.

30. Преки разходи. Кои разходи са преки и как следва да се отчитат?

Преките разходи следва да са пряко свързани с изпълнението. Те не трябва да включват непреки разходи.

Трябва да бъдат обосновани с достатъчно убедителни доказателства, показващи пряката им връзка с дейността.

Трябва да бъдат правилно записани, по начин, който да позволява директно измерване на използването им за дейността и гарантират възможност за проверка.

Системата за измерване, използвана от бенефициента, трябва точно да определя количеството разходи.

Това,  което се счита за пряко/непряко в 7РП, остава непроменено в Хоризонт 2020. Сега е още по-важно, защото непряката цена се изчислява с 25%-на плоска ставка.

 

Horizon 2020 & Horizon Europe - Legal status of the academic institutes and research entities of the Bulgarian Academy of Sciences

These institutes were validated under FP7 rules as ‘non-public body’, and they would like that the Commission reassess their status. 

There is a difference in definition and interpretation of legal status between Bulgarian legislation and EC Regulations for the institutes of BAS. Such difference poses legal issues and limits or prevents them from applying with and participating in FP projects, whereas according to your their equivalents in other EU countries do not have this problem. 

In accordance with the EU Funding & Tenders rules on legal entity validation, LEAR appointment and financial capacity assessment (http://ec.europa.eu/research/participants/data/ref/h2020/grants_manual/lev/h2020-rules-lev-lear-fvc_en.pdf ) the European Union (EU) Financial Regulation requires that all recipients of EU funds must be validated. Legal entity validation comprises two distinct actions: (a) the verification that the entity exist as legal entity and (b) the verification of certain special legal statuses that are used in EU funding programs.

These checks are done during the selection procedure by the Commission Validation Service in the Research Executive Agency (REA), who is the central validation body in the Commission in charge of validating all legal entities to be recipients of EU funds. Once the validation has been done the participant has to appoint a Legal Entity Appointed Representative (LEAR). Requests for modification of a validation will only be accepted if submitted by the participant’s LEAR (via the EU Funding & Tenders Portal electronic exchange system), and must be accompanied by the relevant supporting documents (i.e. upload in the Participant Register).

Taking this into account, in your case there are two important elements to consider:

  1. The validation rules have not changed over the years, the definition of ‘public body’ in force under FP7 remains the same under Horizon 2020. In addition, it also has to be noted that as from January 2018 the validation rules in force are corporate, they currently apply to all participants in all EU grants and procurement activities, and the definition of ‘public body’ has remained unchanged.
  1. As far as we understand, the institutes and BAS are not bringing additional legal evidence compared to the one provided at that time of their validation, and that was deeply analysed by the Commission Validation Service and by DG Research and Innovation (DG RTD).

In this context, since the definition of ‘public body’ has not be changed, if the Institutes of the Bulgarian Academy of Sciences would like that the Validation Service revise their status, they will have to provide additional legal evidence compared to the one provided at that time to support their view point (such as a revised/new legislation on the qualification of the institutes operating under the BAS’ umbrella). Otherwise, unfortunately the revision of the EC assessment will not be possible.

In this sense if the Institutes can provide additional evidence, if:

  1. The new evidence is related to the general national law of BAS and its institutes, please send it to the attention to the REA Validation Services via the Participant Register.
  1. The additional evidence is related to specific institutes (as they may have different historical origins), in this case, it may be advisable that the concerned institute(s) directly contact REA Validation Services through the appointed LEAR (by submitting a specific request in the system with the supporting documents).

 

Legal and Financial Aspects

  1. На какъв вид договор може да бъде назначен външен за организацията експерт в екипа за управление на проект по Хоризонт 2020? Допустим ли е по програмата разход за изплащане на възнаграждение по граждански договор и на каква база се изчислява часовата ставка при този вариант?
  1. При трудов договор с външен за организацията експерт как се изчислява часовата ставка?

В Model grant agreement  са разписани правилата за допустимост на специалистите/изследователите по проектите - съществуват три опции за  взаимоотношения на специалистите/изследователите с бенефициента включително и чрез граждански договори:

  • специалистите/изследователите са на трудов договор с бенефициента;
  • специалистите/изследователите са физически лица на различен от трудов договор (бълг. вариант граждански договор) с бенефициента и работят при същите условия, както изследователите на трудов договор, т.е. те изпълняват различни изследователски задачи за бенефициента;
  • специалистите/изследователите са физически лица, които работят само по съответния проект по Н2020 - особеността е че тук се формира заплащане на базата на Приложение 2а `фиксирани ставки).
  1. Когато външния експерт е държавен служител в бюджетна организация, на какъв вид договор може да работи по проекта и как ще бъде изчислена часовата ставка?

Съгласно  чл. 7, ал. 2 от ЗДС, т.6 ) Не може да бъде назначавано за държавен служител лице, което: работи по трудово правоотношение, освен като преподавател във висше училище, което по обратната логика  - държавен служител може да бъде назначен на трудов договор като преподавател във висше училище;

За възможността лицето да работи по граждански договор, следва да се потърсят възможности, които Законът за задължения и договорите дава, извън сферата на задълженията, които въпросният държавен служител изпълнява в администрацията му.

Имайки предвид изложеното, в зависимост от положението на съответните лица, взаимоотношенията с тях следва да се установят според условията посочени по-горе и кореспондиращите ставки.

 

Въпроси и отговори

Иновации в "Малките и средните предприятия"

 

Въпрос:

В кои области на инструмента за малки и средни предприятия има най-висок процент на финансирани проекти по фаза 1?

Отговор:

Към настоящият момент статистиката показва, че най-висок процент на финансирани проекти по фаза 1 на инструмента за малки и средни предприятия има в областите: креативна и рекреативна индустрия, иновации в управлението на водните ресурси, иновации в информационните и комуникационни технологии.

 

Въпрос:

Какво е продължителността на проектите по фаза 1 на инструмента за малки и средни предприятия на Рамкова програма „Хоризонт 2020“?

Отговор:

Продължителността на проектите по фаза 1 на инструмента за малки и средни предприятия е 6 месеца, в рамките на които следва да бъде разработен подробен бизнес план (бизнес иновационен план 2) основаващ се на предложената идея/концепция, в който следва да бъдат описани заложените спецификации на подготвения при подаването на проектното предложение – бизнес иновационен план 1, чието изпълнение ще доведе до получаване на определен продукт/услуга или технология.

 

Въпрос:

Възможно ли е без одобрен проект по фаза 1 на инструмента за МСП, едно предприятие да кандидатства направо по фаза 2 на същият инструмент?

Отговор:

Възможно е ДА. Съгласно определените от ЕК правила за кандидатстване по инструмента за МСП, фаза 1 не е задължителна, но силно препоръчителна, защото улеснява подаването на по-добре обосновано проектно предложение по фаза 2 на същият инструмент.

Въпроси и отговори

Разпространение на върховите постижения и разширяване на участието

Въпрос 1:

Как става финансирането по Teaming, фаза 2.

Отговор:

На базата на договор, католегитимните дейности са описани в самата покана за кандидатстване. Трябва да се вземат предвид специфичните ограничения на даден тип разходи.Съгласно условията на конкурса се очаква се национална подкрепа.

 

Въпрос 2:

Критерии за оценка на проектно предложение в областта на научните изследвания

Отговор:

Критериите за оценка на проектните предложения подробно са описани в поканата за кандидатстване по програмата:

https://ec.europa.eu/research/participants/portal/desktop/en/opportunities/h2020/topics/widespread-04-2017.html

 

Въпрос 3:

Схема на финансиране, съфинансиране, отчетност и верификация на разходите, легитимни участници и партньори, срокове за изготвяне и подаване на предложенията, график на поканите

Отговор:

Цялостната информация относно схемите на финансиране, срок за подаване на проектното предложения, верификацията на разходите и т.н. е налична в публикуваната покана за кандидатстване по програмата, както и във финансовите правила  на Horizon 2020:

https://ec.europa.eu/research/participants/portal/desktop/en/opportunities/h2020/topics/widespread-04-2017.html

http://ec.europa.eu/research/participants/data/ref/h2020/mga/gga/h2020-mga-gga-multi_en.pdf

 

Въпрос 4:

Допустимост на кандидатите, приоритети, база за търсене на партньори

Отговор:

Допустимите кандидати и партньори за участие, кактои приоритетите на самата програма са подробно описани в поканата за кандидатстване:

https://ec.europa.eu/research/participants/portal/desktop/en/opportunities/h2020/topics/widespread-04-2017.html

 

Въпроси и отговори

Въпрос:

Как става търсенето на партньори при подготовката на проектни предложения в една или друга област на „Хоризонт 2020“ ?

Отговор:

Търсенето на партньори се осъществява като се използват вече изградени  контакти с партньорски мрежи; при активната подкрепа  чрез националните контактни лица в съответното направление на Рамковата програма или чрез използване на възможностите давани от brokerage events, които се организират в отделните направления от различните страни - участници в програмата.

 

Въпрос:

При изпълнението на проект по „Хоризонт 2020“ от дадена бизнес или научна организация, може ли да бъде подписван и граждански договор със служители, които са в трудово правоотношение със същата  организация?

Отговор:

Възможностите за подписване на граждански договор със служители, които вече се намират в трудово правоотношение с организацията бенефициент, са подробно разписани в самата покана за кандидатстване. Ако такава е практиката на дадена организация, този подход би бил възможен ,но задачите вписани в договора трябва да съществено различни от тези, вписани в длъжностната характеристика на съответния служител. В договорът задължително се посочват или часовете, които той ще изработи или часовата ставка за съответната работа.

Възможни подходи са също - сключване на споразумения към основния трудов договор, фиксиращо изпълнението на нови задачи и отново с наличните реквизити, или заповед на работодателя за изпълнение на тази задача, пак при същите условия.

 

Въпрос:

Как функционира One stop project office в дирекция „Наука“, МОН?

Отговор:

Към дирекция „Наука“, МОН е създаден One stop project office, чиято задача е да консултира потенциалните бенефициенти по всички тематични направления на Рамкова програма „Хоризонт 2020“.  Посоченият „one stop project office“  може да предостави консултации по  даден казус или да насочи съответния кандидатстващ към подходящ конкурс, да осъществи връзка със съответното НКЛ за по-нататъшна експертна помощ.  Офисът няма за задача да подготвя и пише проекти, а само да предоставя специализирани консултации.

 

Въпрос:

Има ли програма по която може да се кандидатства като самостоятелен учен след като получа докторантурата или трябва да съм назначена в институт?

Отговор:

Принципно се изисква юридически легитимна организация (бенефициент) включително и стипендиант – физическо лице при  реализиране на даден проект, подкрепен от ЕК. Няма практика грантът  да бъде предоставен на частно лице.

 

Въпрос:

Изготвяне, защита и реализация на проект по програмата

Отговор:

Изготвянето и последващо реализиране на проекта, ако той е успешен е дело на колектива. Защитата на проектната идея може да се гарантира на ниво оценъчна процедура като всеки оценител подписва декларация за конфиденциалност . На ниво-участници в колектива, защита на идеята може да се реализира като партньорите подписват легитимно споразумение за не използване и/ или разпространение на идеята без съгласието на останалите.

 

Въпрос:

Потенциални възможности за разработването на проект в сферата на образованието по Геодезия.

Отговор:

Възможностите за кандидатстване биха могли да се търсят там където има подходяща покана и респективно релевантен приоритет. Единствено конкурсите към Европейски научноизследователски съвет не са подчинени на приоритети, а са ориентирани по научни направления,подходът е bottom up  и основният критерий е високото научно качество на проектното предложение.

 

Въпрос:

Може ли АД да бъде член на консорциума по Рамкова програма „Хоризонт 2020“, направление „Продоволствена сигурност, устойчиво селско и горско стопанство, морски и вътрешноводни изследвания и биоикономика“?

Има ли право да е “eligible beneficiary“ , може ли да бъде бенефициент?

Отговор:

Регистрираните юридически лица (ООД; научни институции; ЕТ или каквато и да било друга форма на юридическа регистрация), са допустими като партньори. Дали и доколко отделните партньори са допустими като бенефициенти зависи от условията на конкурса и структурата на самия проект.  Възможно е в конкретната покана да са посочени изключения, съобразно които, всеки един от партньорите може да се окаже недопустим като бенефициент (при принципна допустимост за такъв тип бенефициенти), както и допустим (при обща недопустимост).

 

Въпрос:

Съществува ли списък с възможните бенефициенти по дадена покана от които да може да се избере бенефициент за участник в проекта.

Отговор:

Няма практика на списък с възможни бенефициенти. Търсенето на партньори се осъществява чрез контакти с партньорски мрежи или чрез НКЛ.

 

Въпрос:

Възможно ли е българско НПО да участва като партньор в 3 проектни предложения, подадени в рамките на различни консорциуми, но в един и същи конкурс.

Отговор:

Няма ограничение за броя на кандидатстване на даден партньор. Съществен е капацитетът на организацията.

 

Въпроси и отговори

Администриране и осчетоводяване на разходите и приходите по проектите

 

Въпрос 1:

Можем ли да използваме сумите заложени в българския закон за командировки в чужбина за командировки свързани с проект по Рамкова програма „Хоризонт 2020“ или следва да използваме само per diem нивата? http://ec.europa.eu/europeaid/node/98590

Отговор:

Разходите за командировка в чужбина се базират на българското законодателство, като се прилагат разпоредбите на Наредбата за командировки в чужбина. При особени случаи може да се иска тълкувание на Министерството на финансите, но това не е стандартния случай за  реализиране на разходи в командировки в чужбина. Обикновено се прилага  принципа за икономичност. Допустими са и разходи за вътрешен транспорт от летище до работната дестинация и обратно,като последните са  съобразени с финансовите регулации  на програмата.

 

Въпрос 2:

Има ли специфични изисквания на местно ниво относно осчетоводяване на разходи и приходи свързани с проектите?

Отговор:

Осчетоводяването на приходите и разходите по проекта е на базата на Закона за счетоводство и прилежащите му стандарти. Прилага се аналитично счетоводство в рамките на всеки проект. В допълнение, съгласно изискванията за отчитане на работната заетост се попълват и "Time sheet" -ве за всеки експерт, включен в проекта, като последните са съобразени с позволените от Европейската комисия максимален брой дни, респективно часове за натовареност.

Въпроси и отговори

 Индивидуални стипендии от дейностите Мария Склодовска-Кюри, „Хоризонт 2020“

Въпрос 1:

Въпрос към Вас относно попълването на автобиографията за конкурс H2020-MSCA-IF.

В момента аз и моя колега провеждаме изследване като двете сме равнопоставени. Инициативата е наша и двете сме отговорни за цялостното изпълнение на изследването.  В CV-то си изследването представям като проект, финансиран от бюджета субсидия на БАН. Затруднява ме това как точно да формулирам ролята си в проекта. Кое е по-точно да използвам Principal investigator, Co-principal investigator или Chief investigator?

Отговор:

„Co-principal investigator“ – тъй като сте посочили , че Вие двете сте отговорни за цялостното изпълнение и сте равнопоставени. Тези две специфични функции, трябва да са формализирани в някакъв акт на институцията. .

 

Въпрос 2:

На какви етапи се отчита вече одобрен проект по H2020-MSCA-IF?

Отговор:

Етапите за отчетност се дефинират в типов Grant Agreement. Обикновено се предвижда междинен отчет, при двугодишен проект и окончателен такъв.

 

Въпрос 3:

След като проектното предложение бъде обявено за успешно в какъв срок следва да започне неговото изпълнение?

Отговор:

Срокът за изпълнение на проектното предложение е функция от подписването на Grant Agreement. Нормалната практика е в рамките на до 3 месеца след обявяване на резултат, GA да бъде подписан и да се появи информация за това в PRP.  При съществени възпрепятстващи обстоятелства, изпълнението на проектното предложение може да започне и 1 година, след обявяване на финалните резултати.  

 

Въпрос 4:

Може ли научния ръководител на проект по H2020-MSCA-IF да бъде от външна институция?

Отговор:

При подготовка на проектното предложение приемащата организация ( може да бъде повече от една) задължително определя Supervisor на стипендията. След спечелване на проекта същият Supervisor става  Main Supervisor. В случай, че проекта има интердисциплинарен характер е допустимо да има и друг Supervisor, но задължително следва да има Main Supervisor от организацията домакин.

 

Въпрос 5:

Какво се случва с интелектуалните права за собственост върху продукта, след одобряване на проекта?

Отговор:

Интелектуалните права за собственост върху продукта са регулирани в GA. Ако  тази рамка изисква допълнения или уточнения се подписва отделен договор между организацията домакин и бенефициента, който става  неделима част от договора за изпълнение и не може да бъде в противоречие с основните му клаузи.

Въпроси и отговори

Какви са възможностите за кандидатстване към ЕRC - Strating Grant по Рамкова програма „Хоризонт 2020“ :

  1. Възможно ли е една и съща организация едновременно да бъде водещ апликант и приемаща организация?           

Отговор:

При ERC Strating Grant е възможно една и съща организация да бъде, както място за работа, така и апликант с младия учен. В този случай обаче в процеса на кандидатстване може да се изиска допълнителна информация  за вида на трудовите  правоотношения (трудов договор) на младия учен с дадената организация.

 

  1. Трябва ли институцията домакин да осигури предварително средства за покриване на текущите разходи минимум за един от предвидените 18-месечни периоди?

Отговор:

 При Рамкова програма „Хоризонт 2020“ не съществува изискването за първоначално пре-финансиране, и последващо възстановяване на направените разходи. В конкретния случай ERC-Strating Grant  не предвижда пре или съфинансиране на разходите по отделните дейности.

 

 

Странична лента