REPUBLIC OF BULGARIA Ministry of Education and Science
 EUROPEAN COMMISSION Horizon 2020
 Horizon Europe

ВЪПРОСИ И ОТГОВОРИ


LEGAL AND FINANCIAL ASPECTS

 

  1. Какви са първите резултати от одити на H2020?

  • Завършени одити одити (521 одити - 1115 одитирани участия - 74% външни одиторски фирми срещу 26% вътрешни одиторски проверки)

  • Като се има предвид, че стратегията за одит на „Хоризонт 2020“ се основава на 9000 участия, които ще бъдат одитирани, извършените до момента одити  представляват едва 12,4% от многогодишната одитна стратегия

  • Разходи за персонал - действителни разходи (50% от всички корекции) поради:

    • Неправилно изчисление на продуктивните часове (15%)

    • Неправилни разходи за възнаграждение - напр. приблизително (15%)

    • Неправилно време, за което е подадено искане за действие (6%)

    • Други - напр. ненадеждни / липсващи часовници, неправилно допълнително възнаграждение (14%)

  • Разходи за персонал - единични разходи (17% от всички корекции) поради:

    • Неправилно изчисление на продуктивните часове (9%)

    • Неправилно време, за което е подадено искане за действие (5%)

    • Неправилни разходи за възнаграждение - напр. предвиден в бюджета (3%)

    •     Други - напр. непреки разходи, претендирани като преки разходи, ненадеждни / липсващи периоди (<1%)

  • Възлагане на подизпълнители (13% от всички корекции) поради:

    • Липса на адекватни подкрепящи документи (5%)

    • Не са предвидени в приложение I, нито са договорени от службите на ЕС (4%)

    • Други грешки - включително напр. без стойност за парите, (4%)

  • Други стоки и услуги (11% от всички корекции) поради:

    • Липса на подходящи документи (5%)

    • Сума, която не е свързана с дейност (2%)

    • Няма директно измерване на разходите (2%)

    • Други грешки - напр. непреки разходи, заявени като преки разходи (2%)

  • Оборудване (6% от всички корекции) поради:

    • Няма директно измерване на разходите (4%)

    • Други грешки - напр. без цена, цена, която не е свързана с дейността (2%)

  • Пътуване (3% от всички корекции) поради:

    • Сума, която не е свързана с дейност (1%)

    • Други грешки - напр. липса на адекватни документи (2%)

  1. H2020 след  FP7 - Какво се промени?

  • Единична ставка за възстановяване

  • По-гъвкави правила за трети страни и разходи за подизпълнители

  • Разграничение между договори и договори за подизпълнение

  • Уникална фиксирана ставка от 25% за непреки разходи

  • Въвеждане на концепцията за голяма научноизследователска инфраструктура

  • 3 варианта за определяне на годишните производствени часове

  • По-ясни и опростени задължения по отношение на времето

  • Повече гъвкавост при средните разходи за персонал

  • Разпоредби за допълнително възнаграждение

  • Допустимост на ДДС, който не подлежи на приспадане

  • Общ център за поддръжка (CSC)

  1. Кои най-често срещаните грешки, установени при одита на Р7 РП?

  • Заявените разходи не са обосновани или не са свързани с проекта

  • Трети страни и разходи за подизпълнение не са докладвани правилно

  • Разходите за амортизация, които не са начислени правилно за проекта

  • Модел на косвените разходи, който не отразява правилно действителността на предприятието

  • Косвени разходи - включени недопустими разходи

  • Разходи за персонал - изчисляване на производствените часове

  • Разходи за персонал - таксуване на отработените часове по проекта

  • Разходи за персонал - използване на средни разходи за персонал

  • Изплащане на заплати на собственици / управители на МСП

  • Разходи за ДДС

  1. Форми на разходи

  • Действителни разходи-Действително направени разходи, идентифицируеми и подлежащи на проверка, записани в сметките и т.н. НОВО: допустим ДДС, който не подлежи на приспадане

  • Единични разходи- Фиксирана сума за единица, определена от Комисията Пример: себестойност на собствениците на МСП. За средни разходи за персонал (въз основа на обичайните счетоводни практики - със или без сертификат)

  • Еднократна сума-Обща сума за покриване на една или няколко категории разходи Пример: Фаза 1 на инструмента за МСП

  • Единна ставка-Процент, който трябва да се изчисли върху допустимите разходи Пример: 25% плоска ставка за непреки разходи

  1. Класифициране на трудовите договори спрямо:

  • Дали е трудов договор или друг вид договор?

  • Сключен ли е договорът с лице или с фирма?

  • Това ли е единственият договор с лицето или има няколко договора?

  • Договорът определя ли условията за работното време?

  • Ползвани ли са външни експерти като  консултанти?

  1. Какъв договор под каква бюджетна категория се вписва? Какви трудови договори можете да декларирате като разходи за персонал?

  • Стандартен случай: лица, наети от бенефициента чрез трудов договор(квалифицирани като такива съгласно националното законодателство и за които предприятието плаща вноски за социално осигуряване)

  • Други случаи:

→ Физически лица, наети директно чрез договор, различен от трудов договор, ако:

  • лицето работи при условия, подобни на тези на служител (например организация или работа, помещения и т.н.)

  •  Резултатът от работата принадлежи на бенефициента (могат да се прилагат изключения)

  • Разходите не се различават съществено от тези на служител на бенефициера, който изпълнява подобни задачи

→ Служители на трета страна, командирована към бенефициента (трябва да бъде посочена в Приложение 1)

  1. Как се изчисляват разходите  за персонал?

  • Работни  часове  - чрез трудово  времето

  • Часова ставка - EUR / час – чрез формула за действителните разходи и специфичните единични разходи

  • Допълнително възнаграждение  - отнася се само за бенефициенти с основани на проекти схеми за възнаграждение

  1. Разходи за персонала: отработените часове за съответната дейност

  • Могат да бъдат отчитани само часовете, за които има доказателства, че са действително извършени за съответната дейност

  • Не можете да декларирате:

→ Бюджетно време (това, което сте  отделили за подготовка на бюджета)

→ Прогнозно време (напр. Ориентировъчно с изравняване чрез „налучкване“ в края на годината)

→ Разпределение на времето (например х% от договорното време на лицето)

  • Заявените часове за съответната дейност трябва да бъдат подкрепени от надеждни документи и доказателства

  1. Отчитане на времето: подкрепящи документи

  • Зависи, ако лицето работи изключително по дейност  за H2020

  • За тази цел "работа изключително" се отнася до непрекъснат период от най-малко един пълен календарен месец, през който всички часове, изработени от служителя за бенефициента, са били предназначени за действие по H2020.

  • Отчитане чрез:

    • Декларация за изключителната работа по проекта - само един за отчетния период (на човек) и обхваща един непрекъснат период на изключителна отдаденост от най-малко един календарен месец. За всеки отчетен период може да се направи само една декларация.

    • Часови графици -датирани и подписани поне веднъж месечно от лицето и неговия надзорен орган, като минималните условия и необходимата информация са описани подробно грантовото споразумение

  1. Най-често срещани грешки  при отчитане на времето:

  • Несъответствие с регистрите за човешките ресурси ( ведомостите)

  • Графики за времето не са правилно датирани или подписани

  • Отчетена е повече от пълната заетост, начислена между различните проекти – съмнение за двойно финансиране

  • Попълнена е незадоволителна или ограничена информация

  1. Какви са съветите на одиторите относно отчитане на времето?

  • Когато работите 100% по съответната дейност, не трябва да попълвате  отчетна форма за отработеното овреме, но обърнете внимание дали в тези 100% от времето не сте:

    •  Прекарали значителна част от времето си в изграждането на мрежа с други организации или други лаборатории на вашата фирма/организация за бъдещи проекти?

    • Прекарали време в писането на предложения за следващите конкурси?

    •  Изнесли лекции в университет?

    •  Пътували за други непредвидени дейности?

  • Алтернативните доказателства не са опция, а тънка граница между проблеми и големи проблеми

  • Съхранявайте отчетните листа за отработеното време по проекта, които следва да включват като минимум:

    • заглавие и номер на действието

    •  името на бенефициента

    • пълно име, дата и подпис на лицето, работещо за съответната дейност

    •  брой отработени часове за действието

    • името и подпис на прекия ръководител по проекта

    • позоваване на задачите за съответното действие или работните пакети от приложение 1

  • Информацията, включена във формулярите за отчитане на отработеното по проекта време  трябва да отчита и съответните дни за годишен отпуск, отпуск по болест, други отпуски и командировки, свързани с работата.

 

12. Съвет на одиторите: Отчет за работата (time sheet)

Ако работя 100 % по проекта/дейностите не трябва да попълвам отчет за работата (TS)? Правилно ли е?

Отговор: Правилно, но обърнете внимание:

  •   Прекарах ли значителна част от времето си в изграждането на мрежа с други организации или други лаборатории на фирмата за бъдещи проекти?

  •   Прекарах ли време в писането на предложения за следващите разговори?

  •   Направих ли лекции за университета?

  •   Пътувах ли за други непредвидени дейности?

 

 

13. Съвет на одиторите: Отчет за работата (time sheet) (продължение)

Не държа TS или те са толкова неточни, че се срамувам да им ги покажа. Винаги мога да използвам „алтернативния вариант на доказателствата“, нали?

Отговор: ДА, но НЕ!

Преди всичко, защо листите ви не са в ред? Съществуват IT решения.

Второ, защо не ги попълните?

Трето: TS? Не ги използвам, защото в конкретния случай използвам…

Какво? Как следвате действията си?

Алтернативните доказателства не са опция, а тънка граница между проблеми и ГОЛЕМИ проблеми.

14. Съвет на одиторите: Отчет за работата (time sheet) (продължение)

Отговор: Съхранявайте времеви записи

Записите за времето трябва да включват като минимум:

  • заглавие и номер на действието;

  • името на бенефициента;

  • пълно име, дата и подпис на лицето, работещо за действието;

  • брой отработени часове за действието;

  • името и подпис на надзора (контрола);

  • позоваване на задачите за действие или работните пакети от приложение 1

Важно! Информацията, включена във отчетите за работа (TS), трябва да съответства на записи за годишен отпуск, отпуск по болест, други отпуски и пътувания, свързани с работата.

 

15. Разходи за персонал: почасова ставка

Как да определим часовата ставка?

Отговор:

  1. Действителни разходи (actual costs) (стандартен случай)

  • Почасовата ставка се изчислява, както е определено в модела GA.

  1. Единични разходи (unit costs)

  • ако използвате средни разходи за персонал почасова ставка, изчислена от бенефициера съгласно обичайните счетоводни практики;

  • ако сте собственик на МСП без заплата или физическо лице без заплата ще използвате Формула за почасова ставка, определена от Комисията

 

16. Разходи за персонал: почасова ставка (продължение)

  1. Собственик на МСП без заплата

  • Фиксирана почасова ставка (единична цена), определена в гранта

  1. Средни разходи за персонал

  • Средна почасова ставка (единична цена) се изчислява в съответствие с практиките на бенефициента

  1. Действителни разходи

  • Заплатата е определена в проекта (За цялата финансова година или за месеца)

  • Заплатата не е определена в проекта (За цялата финансова година или за месеца)

 

17. Разходи за персонал: почасова ставка (продължение)

Ако сте собственик на МСП без заплата или физическо лице без заплата

Отговор:

Разходите трябва да се декларират въз основа на единичната цена (почасова ставка), определена с Решение на Комисията C (2013) 8197 и посочени в приложения 2 и 2а на споразумението за отпускане на безвъзмездни средства.

 

На практика: SYGMA изчислява почасовата ставка за вас с помощта на формулата:

 

месечна надбавка за живот за опитни изследователи в рамките на дейностите на инвестиционния фонд

143                                                                                                                                                                         X корекционен коефициент за страната

Важно!

Собственикът на МСП или физическо лице може да бъде възнаграден с дивиденти, договори за услуги между дружеството и собственика и т.н .;

 

Все пак, единичната цена (unit cost) трябва да бъде декларирана, ако няма заплата.

 

18. Разходи за персонал: почасова ставка (продължение)

В случай, че използвате средни разходи за персонал

Вие изчислявате почасовата ставка според обичайната си практика за отчитане на разходите, при условие че:

  •  Приложили сте го по последователен начин, въз основа на обективни критерии и независимо от източника на финансиране;

  • Изчислявате часовата ставка, като използвате действителните разходи за персонал, записани в счетоводните сметки, с изключение на недопустимите разходи или разходи, включени в други бюджетни категории;

  • Използвате една от опциите, за да определите годишните производствени часове, предвидени в Типовото споразумение (Grand Agreement) за предоставяне на безвъзмездни средства